「メールを簡潔に書きたい」が動機
ビジネスメールを書いていて「長文になってしまった。もっと簡潔に書けないだろうか？電話した方が早いかな。」と考えることはないでしょうか。メールを送る前にそう考えるだけマシな方で、相手から「〜と理解しましたが正しいですか？」と明らかに自分の書いた元のメールより簡潔にまとめられたメールをもらった経験をお持ちのかたもいるかと思います。
ピラミッド原則に基づく文書法
グローバルで活躍するコンサルティング会社で採用されている「ピラミッド原則」がベースの本（「入門 考える技術・書く技術」）は、普段私たちが書いてしまいがちな例文を取り上げて改善方法を具体的に解説してくれます。当然、すぐに簡潔な文章がスラスラ書けるようにはなりませんが、数か月間意識すれば改善されるとのこと。
結論は冒頭に
- 読み手が最も重要なメッセージをすぐに見つけられるようにすることが大事
- 読み手の疑問への答えが書くべき内容
普段ダラダラと時系列に書くことはせず「結論を書く」と心がけている方は多いのではないかと思いますが「結論＝読み手の疑問への答え」という意識は多くの人は薄いのではないかと思います。私もそうです。大事な事実を書くという意識はあっても、相手が一番知りたいことは何か？という意識は薄いように思います。
読み手を絞らないと誰一人説得出来ない
ありますよね。メールの宛先やCcに多くの人が含まれるケース。半分以上のメールが複数人が宛先に入っているのではないかと思います。あの人にもこの人にもみんなに理解してもらいたいと思って書くと、冗長な内容になりがちですよね。漠然と書くのではなくて、ターゲットとする読み手を具体的に設定するべきだと学びました。
接続詞が重要
私はこれは日頃かなり気をつけています。2つの文章の論理的な関係を明らかにするような接続詞を用いることが重要です。逆説なのか、因果関係なのか、というのを意識すれば論理的に意味が繋がらないということがなくなります。読み手も接続詞から続きの文章を予測することができますので理解も早まるはずです。
「しりてが」接続詞には気をつける
順接の接続詞としてよく使われるものが「しりてが」です。下記はよく使われる「が」の使用例です。
- 「来月ならば参加可能だが、今月は無理だ」
- 「来週の会議に出席する予定だが、あなたも出席しないだろうか」
2つとも接続詞「が」を使っていますが、逆説と順接で意味が違います。全く使用してはいけないわけではないようですが、メッセージ文章や、考えるプロセスで使うのは良くないようです。
